ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI
Interaksi antara TI dan organisasi merupakan hal yang rumit dan dipengaruhi oleh banyak faktor penengah, termasuk struktur, proses bisnis, politik, kebudayaan, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen pada organisasi.
Organisasi merupakan struktur formal dan stabil yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan output. Organisasi dapat mengubah masukan faktor produksi utama yang disediakan lingkungan menjadi produk dan jasa pada fungsi produksi. Produk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan untuk pengembalian dan persediaan input.
Ciri-Ciri Organisasi
Semua organisasi modern bersifat hirarkis, terspesialisasi, dan imparsial, menggunakan rutinitas eksplisit untuk memaksimalkan efesiensi. Organisasi memiliki budaya dan politiknya sendiri yang muncul dari perbedaan dalam kelompok kepentingan dan mereka di pengaruhi oleh lingkungan sekitarnya.
Rutinitas dan Proses Bisnis
Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis sehingga terbentuknya perusahaan. Aplikasi yang baru mensyaratkan rutinitas individu dan proses bisnis untuk berubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi.
Politik Organisasi
System informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
Budaya Organisasi
Asumsi mengenai produk apa yang harus diproduksi organisasi, bagaimana harus memproduksinya, dimana dan untuk siapa. Proses ini merupakan cara organisasi menciptakan nilai dan biasanya ditetapkan pada budaya organisasi.
Lingkungan Organisasi
Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi menerima perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak dalam lingkungan.
Struktur Organisasi
} Struktur wirausaha, perusahaan baru dan kecil pada lingkungan yang cepat berubah dan memiliki struktur yang sederhana.
} Birokrasi mesin, birokrasi besar pada lingkungan yang lambat berubah dan memproduksi barang dan jasa.
} Birokrasi dengan divisi, kombinasi beragam birokrasi mesin yang memproduksi produk dan jasa yang berbeda dan berkantor pusat satu.
} Birokrasi profesional, organisasi yang berbasis pengetahuan di mana barang dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan profesional dan didominasi oleh kepala departemen dengan wewenang yang lemah.
}{ Adhocracy, organisasi angkatan kerja yang harus menanggapi lingkungan kerja yang cepat berubah.
Ciri Lain Organisasi
Organisasi memiliki tujuan yang koersif dan ada juga memiliki tujuan manfaat, serta selebihnya memiliki tujuan normatif. Perbedaan lain terletak pada tugas yang dilakukan dan teknologi yang digunakan. Organisasi juga melayani kelompok yang berbeda atau memiliki anggota yang berbeda, beberapa menguntungkan anggotanya, dan yang lainnya mengguntungkan klien, pemegang saham, atau masyarakat.
BAGAIMANA SISTEM INFORMASI MEMPENGARUHI ORGANISASI DAN PERUSAHAAN
Dampak Ekonomi
Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut.
Dampak Organisasi dan Perilaku
Ø Teknologi Informasi (TI) meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen.
Ø Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal.
Ø Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan. Terdapat beberapa cara untuk memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan.
Internet dan Organisasi
Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi.
Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi
Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut :
Lingkungan dimana organisasi berfungsiØ
Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnisØ
Budaya dan politik organisasiØ
Jenis organisasi dan gaya kepemimpinanØ
Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan yang akan menggunakan sistemØ
Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang untuk membantunya.Ø
MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENCAPAI KEUNGGULAN KOMPETITIF
Perusahaan yang dapat menjalankan organisasi dengan baik dapat dikatakan memiliki keunggulan yang kompetitif dari perusahaan yang lain. Untuk mengerti keunggulan kompetitif dapat menggunakan Model Daya Kompetitif (competitive force model) Michael Porter. Model Daya Kompetitif Porter adalah mengenai lingkungan bisnis umum perusahaan dalam membentuk nasib perusahaan :
1. Pesaing Tradisional, di mana seluruh perusahaan berbagi pangsa pasar dengan cara baru yang lebih efisien untuk berproduksi dengan memperkenalkan produk dan jasa dan mengembangkan merek serta menerapkan biaya perubahan untuk menarik pelanggan.
2. Pemain Baru di Pasar, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Pada beberapa perusahaan hanya terdapat halangan yang sangat rendah dalam memasuki pasar tetapi pada beberapa lainnya sangat sulit. Ini dikarenakan oleh biaya modal yang relatif tinggi dan membutuhkan keahlian.
3. Produk dan Jasa Pengganti, hampir semua industri terdapat pengganti yang mungkin digunakan oleh pelanggan jika harga barang anda menjadi terlalu tinggi. Sebagai contoh, jasa telepon menggantikan jasa telepon tradisional.
4. Pelanggan, keuntungan sebuah perusahaan tergantung pada pengukuran besar atas kemampuannya menarik dan mempertahankan pelanggan (sambil menjauhkan pelanggan dari pesaing) serta membebankan harga yang tinggi.
5. Pemasok, keuntungan sebuah perusahaan tidak hanya didapat dari pelanggan tetapi juga bisa didapat dari kekuatan pasar pemasok. Semakin banyak pemasok berbeda yang dimiliki perusahaa, semakin besar kendalli yang dapat dijalankan atas pemasok dalam bentuk harga, kualitas dan jadwal pengiriman.
Strategi Sistem Informasi untuk Berhubungan dengan Daya Kompetitif :
1. Kepemimpinan harga rendah, yaitu untuk membuat produk dan jasa pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan kualitas dan pelayanan
2. Diferensiasi produk, yaitu menggunakan sistem informasi untuk membedakan produk dan jasa baru
3. Berfokus pada peluang pasar, yaitu untuk memungkinkan strategi fokus pada peluang pasar, spesilisasi
4. Menguatkan keakraban pelanggan dan pemasok, yaitu untuk mengembangkan hubungan kuat dan kesetian pelanggan dan pemasok.
Dampak Internet Pada Keunggulan Kompetitif
Internet menciptakan pasar baru dan membentuk dasar bagi ribuan bisnis baru, internet “mengubah” keseluruhan industri dan memaksa perusahaan untuk mengubah cara perusahaan menjalankan bisnisnya.
Model Rantai Nilai Bisnis
Menekankan aktivitas khusus pada bisnis dimana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan baik dimana sistem informasi paling mungkin memiliki dampak strategis.
Jaring Nilai
Sekumpulan perusahaan independent menggunakan Teknologi Informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilai mereka untuk memproduksi produk/ jasa untuk pasar secara kolektif. Keuntungan strategis untuk menghubungkan rantai nilai akan membangun suatu sistem antara pemasok, mitra yang strategis dan pelanggan:
Memudahkan pemasok untuk menampilkan barang dan membuka toko pada situsØ
Memudahkan pelanggan untuk membayar hutangØ
Mengembangkan sistem yang mengkoordinasikan pengiriman barang kepada pelangganØ
Mengembangkan sistem pelacakan pengiriman kepada pelanggan.Ø
Sinergi, Kompetensi inti, dan Strategi Berdasarkan Jaringan
Sinergi adalah pengikat operasi unit bisnis yang terpisah agar bertindak sebagai kesatuan untuk mengurangi biaya dan menghasilkan keuntungan. Kompetensi Inti adalah aktivitas perusahaan kelas dunia mengenai pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman bertahun-tahun untuk mendorong atau meningkatkan kompetensi yang ada. Sedangkan Strategi berdasarkan Jaringan adalah situs yang digunakan perusahaan untuk membangun komunitas kesetiaan pelanggan, kesenangan, dan membangun ikatan unik pada pelanggan. Strategi berdasarkan jaringan termasuk penggunaan ekonomi jaringan, model perusahaan virtual, dan ekosistem bisnis.
MENGGUNAKAN SISTEM UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF : PERMASALAHAN MANAJEMEN
1. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif
Sistem strategis keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Setiap perusahaan membutuhkan sistem informasi yang bertahan lama dalam bisnis untuk keberhasilan di masa depan.
2. Melakukan Analisis Sistem Strategis
Dengan menggunakan sistem informasi, manajer harus menanyakan hal berikut : Bagaimana struktur industri dimana perusahaan terletak? Bagaimana rantai nilai bisnis, perusahaan, dan industri untuk perusahaan ini?
3. Mengelola Perubahan Strategis
Perubahan ini mempengaruhi elemen sosial maupun elemen teknis organisasi, yang diikuti mengaburnya batasan organisasi, baik eksternal maupun internal.
PRAKTIK APLIKASI SIM
1. Menganalisis Strategi Kompetitif
2. Meningkatkan Pembuatan Keputusan, menggunakan Basis Data untuk Menjelaskan Strategi Bisnis
3. Menigkatkan Pembuatan Keputusan, menggunakan Peralatan Web untuk Menyusun dan Menetapkan Harga
